Afgelopen weken heb ik meerdere polls op LinkedIn gedaan. Deze blijken een waardevolle bron van informatie en die wil ik graag met je delen. Zodat jij ook leert van je peers in het inkoopvak.
Ik vroeg naar hoe vaak inkopers een spend analyse maken, waarom ze een spend analyse maken en wat hun grootste frustratie is.
Hoe vaak een spend analyse?
Voor bijna alle inkopers zijn spend analyses erg van belang. Maar ze worden maar zelden dagelijks geautomatiseerd gemaakt. Je ziet amper een automated spend analysis. Omdat het zoveel tijd kost, worden ze eens per maand of kwartaal samengesteld (in 74% van de gevallen).
Dus in deze tijd van schaarste en logistieke uitdagingen, weet een inkoper vaak niet wat er in de afgelopen week gebeurd is.
Beter inkopen met een spend analyse
Maar waarom maak je überhaupt een spend analyse?
Voor meer dan de helft van de inkopers is de spend analyse de basis om de inkoopstrategie te bepalen. Met actuele data kun je een onderbouwde inkoopstrategie opstellen. Essentieel dus, om je doelen te behalen en dus bedrijfsresultaten te optimaliseren.
Daarnaast is deze inkoopdata ook belangrijk voor leveranciers onderhandelingen (19%) en inkoop management (24%). Oftewel, de juiste prijzen en voorwaarden regelen. En zorgen dat het productie proces of de klantleveringen niet in gevaar komen.
Voor de benchmarking of proces optimalisatie wordt een spend analyse nog niet veel gebruikt. Hoewel er uit deze spend data ook nog iets te winnen valt.
Inzicht in je spend maakt dat je processen slimmer in kunt richten. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die factuurverwerking kost en hoe dit aanzienlijk teruggedrongen kan worden als je stuurt op het aantal facturen per inkooporder.
De grootste frustraties bij een spendanalyse
Het maken van de spend analyse brengt alleen wel wat frustraties met zich mee. Deze frustraties zitten hem vooral in het feit dat data niet blijkt te kloppen (60%) en dat het veel moeite kost om überhaupt data te verzamelen (32%).
Hier liggen mooie kansen om veel tijd te besparen. Als je dit kunt optimaliseren, kun je meer tijd besteden aan het werkelijk gebruiken van deze data. Bijvoorbeeld met het opstellen van een inkoopstrategie.
Conclusie
Een spend analyse is een strategische en tactische tool om beter in te kopen voor de organisatie. Maar er valt nog meer uit te halen door dit proces te automatiseren. Een geautomatiseerde spend analyse biedt kansen.
En door die data weer te gebruiken, kun je ook je inkoopprocessen beter inrichten. Op termijn kun je daardoor tijd besparen. Met een lean inkooporganisatie kun je je focussen op de dingen die echt van belang zijn voor je organisatie en kan je team laten zien waar ze echt goed in zijn.
Om dat makkelijker te maken, zijn er spend analyse diensten en producten. Denk aan een handig software inkoop management systeem of een inkoopdashboard, zoals de SpendExplorer.
Ik denk graag met je mee!