Ineens "Zoomen" we er met z'n allen op los. We proberen contact met elkaar te houden via Teams om te weten wat er speelt en waar collega's mee bezig zijn. Informatie vergaren en delen is uitdagender dan ooit. Zeker zonder de juiste tools en afspraken. Hoe zorg je dat je in deze tijd van remote werken rust en overzicht op je inkoopprocessen houdt?
1. Sneller informatie inzien
Je bent niet de enige die regelmatig het idee heeft dat je bergen moet verzetten om simpelweg aan de informatie te komen die je dagelijks nodig hebt om beslissingen te nemen. Dat moet toch makkelijker kunnen...
Heb je voor jezelf duidelijk welke informatie essentieel is voor het succesvol functioneren van je team, terwijl je nu veel moeite doen om deze informatie verzamelen? Denk bijvoorbeeld aan contractposities of contracten die verlopen, inkooporders, inkoop forecast, of marktprijzen. Als deze informatie vast ligt in bestaande bedrijfssystemen of openbare internet bronnen (bijvoorbeeld notaties), dan is het technisch waarschijnlijk mogelijk om dit automatisch elke morgen ge-update in te zien.
Je IT manager kan je hierbij helpen, maar ook een handige collega kan ver komen. Tools als Microsoft Power BI en Tableau maken het eenvoudig om deze informatie te verzamelen en elke dag vers overzichtelijk aan jou en je team aan te bieden. Hieronder is een overzicht van tools die door Gartner worden geclassificeerd op dit gebied. Wij werken vooral met Power BI, gezien de toegankelijkheid en hoe simpel je ermee kunt beginnen. Zowel prijstechnisch als qua informatie beschikbaar op het internet.
2. Informatie vastleggen en delen
Hoe verzamel en distribueer je informatie binnen jullie team en met relevante interne of externe stakeholders? Denk aan leveranciers informatie, ontvangen quotes, inkoopbehoeftes van collega’s? Chatten via Teams, WhatsApp of Slack is handig, maar de informatie wordt niet gestructureerd opgeslagen. Binnen enkele dagen kun je niet meer terugvinden wat er gecommuniceerd was.
Wist je dat je met een beetje affiniteit met computers binnen enkele dagen zelf een app kan maken om dit soort informatie op te slaan? Zonder tussenkomst van een ontwikkelaar. Er zijn tal van voorbeelden waar medewerkers van bijvoorbeeld inkoop zelf aan de slag zijn gegaan om apps te maken die precies is toegesneden op hoe zij zelf graag werken. Zo delen ze makkelijk informatie op een gestructureerde manier. Tools als Microsoft Power Apps, Google App Maker, Mendix, OutSystem of Betty Blocks zorgen dat dit redelijk makkelijk en vooral snel kan gebeuren. Via hun mobiel of laptop. My personal favorite: Power Apps.
Voorbeeld van een App die binnen enkele uren in Microsoft Power Apps ontwikkeld is om inkoop offertes te registreren en selecteren.
3. Weg met saaie, repetitieve taken
Als er één ding is waar ik persoonlijk niet tegen kan, is dat wel een repetitieve taak. Elke week hetzelfde kunstje uitvoeren. Wedden dat het weleens overgeslagen wordt. Ik heb mijn werk zo georganiseerd, dat ik zo goed als geen repetitieve taken heb. Dat gaat gewoon automatisch.
Welke taken worden er binnen jouw team repetitief uitgevoerd? Bedenk eens: als je een robot zou hebben, wat zou je die dan laten doen? Probeer in je eigen team een mindset te creëren, dat teamleden bij elke taak waar ze niet dol op zijn nadenken hoe die geautomatiseerd kan worden. Want ik kan je vertellen: dat kan. De saaie taken weg, de leuke taken houden.
Elke taak die je weg-automatiseert, zorgt voor meer focus op de dingen die er echt toe doen voor jouw organisatie. Krijg je elke week een mail met een Excel bijlage die je vervolgens omzetten en importeert in een systeem of deelt met collega’s? Kijk eens naar Zapier, Power Automate of Automate.io. Tools waarmee je zonder diepgaande technische kennis in enkele uren een flow in elkaar zet. Die houden bijvoorbeeld je inbox bij, slaan de bijlage op en voeren daar nog acties op uit. Als ik bijvoorbeeld een inkoopfactuur ontvang per mail, dan hoef ik deze mail alleen maar naar een bepaalde folder te verplaatsen en de factuur wordt opgeslagen en in het administratieprogramma geïmporteerd.
"Elke taak die je weg automatiseert, zorgt voor meer focus op de dingen die er echt toe doen voor jouw organisatie."
4. Blijf up-to-date met je team
Het scrum concept komt vanuit rugby
Hoe houd je onderling contact terwijl iedereen vanuit huis werkt? Je kunt elkaar telkens bellen, maar denk ook aan een dagelijkse 15 minuten “daily scrum”.
Dit wordt al op veel plekken toegepast, maar hoe houdt je dit echt effectief? Het idee is dat iedereen deelt waar hij of zij mee bezig is. Waar ben je tegenaan gelopen afgelopen dag en wat ga je komende dag doen. Voorkom dat je teveel op de inhoud ingaat, dan redt je het nooit binnen de 15 minuten. Als er behoefte is aan meer detail, spreek dan af met de relevante deelnemers om de call voort te zetten na de daily scrum, of plan een ander moment op de dag.
Blijf binnen die 15 minuten! Dat is echt een uitdaging, ik weet het uit eigen ervaring :).
5. Een kanban board voor real-time inzicht in acties en voor efficiënter werken
Hoe houdt je team zicht op waar iedereen aan werkt? Een kanban bord zorgt voor transparantie voor iedereen op elk moment. Zo weet iedereen van elkaar waar ze mee bezig zijn en kun je je collega met die vergelijkbare actie als waar jij aan werkt benaderen.
Hoe het werkt: je maakt een bord aan, waarop je minimaal 3 lijsten hebt: To do, Doing en Done. Onder To do staan de acties die moeten plaatsvinden. Die kun je eventueel al toekennen aan collega's. Ga je met een actie aan de slag, dan schuif je de actie naar Doing. Klaar? Schuif naar Done (dit geeft echt elke keer weer een goed gevoel).
Er zijn nogal wat valkuilen in het gebruik van een kanban bord. Consequent bijhouden is van belang. Als je dit niet doet, staan de taken die al afgerond zijn nog onder To do.
Ook is het echt cruciaal om niet teveel taken tegelijk uit te voeren. Dat is niet inherent aan een kanban bord, maar voor de meeste van ons een valkuil. We willen maar al te graag multitasken. Maar echte focus creëer je door één taak aandacht te geven en af te ronden. Stop starting & start stopping!
Handige tools zijn Trello (veelal gratis) of Planner (als je toch al met Office 365 werkt).
Laat een berichtje achter als je meer ervaringstips over werken met kanban of focus creëren wilt lezen van mij.
Vind je dit onderwerp interessant? Laat je eigen ervaringen dan in een comment achter. Leuk om eens van gedachten te wisselen? Ik ben altijd in voor een virtuele koffie.
Lees ook eens vier soorten inkooptaken die je kunt automatiseren.