Je leest dit artikel misschien omdat jij er, net als ik, ook achter bent gekomen dat meer uren werken niet de oplossing is. Het werk blijkt op mysterieuze wijze ook meer te worden als je meer uren werkt. Dus tijd om dingen slimmer te doen. Meer focus op de leuke taken die jou verder helpen. Stoppen met de saaie, afleidende taken. Yes!

OK, waar begin je...?

Gerrit ontving elke maand een Excel bestand met leveranciersprijzen welke getransformeerd moest worden naar een ander Excel formaat. Het ging om enorm veel artikelen en dit kostte hem simpelweg bijna een dag per maand. Een dag... Die tijd kon hij wel beter besteden. En vooral: leuker.

Door deze taak te automatiseren, is dit minuten-werk geworden. 

Elke taak die je vaker uitvoert, omdat deze periodiek terugkomt, of omdat deze op een andere manier vaker terugkomt, is een goede kandidaat voor automatisering. 

Een intake formulier om een nieuwe leverancier aan te laten maken in het ERP-systeem? Telkens dezelfde goedkeuringen vragen en dezelfde informatie verzamelen voor nieuwe contracten... Automatiseren maar, laat de robotjes hun werk doen.

Terugkerendheid is een vereiste voor alle taken die je automatiseert. Eenmalige taken zijn over het algemeen uiteraard niet de moeite om te automatiseren. Als je iets vaker dan drie keer doet, is de kans groot dat je het daarna nog vaker moet doen.

Voor iedere vraag is er wel een applicatie. Erg handig. Totdat je met 15 verschillende applicaties werkt en je een dagtaak hebt aan gegevens van het ene systeem naar het andere te brengen. Excelletje met inkoopcontracten vanuit hier exporteren, die weer daar importeren. Een bestandje bijhouden met je posities, welke je overklopt uit je voorraadsysteem en ERP. 

Traders Bram en Adriaan hielden in hun Excel al hun inkoopcontracten bij om die te vergelijken met hun verkoopposities. De contracten werden daarnaast ook in het ERP geregistreerd, maar daar konden ze het niet het juiste overzicht er uit krijgen. Regelmatig miste er een positie. Het is al eens voorgekomen dat er een tekort was ontstaan en er een flink verlies op een deal werd gemaakt door incomplete informatie.

Kan dat anders? Ja, dit kan veel slimmer.

Ook dit zijn over het algemeen terugkerende taken (zie 1). Grote kans dat je dit nu eens per week of per maand doet, terwijl je het liever elke dag gedaan hebt. Of misschien is dit iets dat je terugkerend doet, n.a.v. bijvoorbeeld een transactie. Stel dat je bijvoorbeeld elke inkooporder die je plaatst in twee applicaties in moet voeren.

In het geval van Bram en Adriaan was het automatisch overnemen niet eens nodig. Een goede inkooprapportage geeft hen nu real-time interactief inzicht in de posities op basis van wat er in het ERP staat. One single version of the truth.

Taken die kopiëren van gegevens uit een systeem bevatten, zijn vaak goed te automatiseren. Wat ga je met je tijd doen als je dit niet meer hoeft te doen?

Bram en Adriaan zijn slimme traders. Zaten ze te wachten op het overkloppen van gegevens? Nee. Met real-time inzicht in spend, konden ze veel meer waarde toevoegen aan de organisatie en hun klanten. Net als Gerrit, die viel bijna om van het werk en kon elk stukje verlichting van z'n werk gebruiken.

Taken waarbij je niet hoeft na te denken, of als ze saai zijn, zijn werkzaamheden die veel profijt kunnen opleveren als de "robotjes" ze voor je uitvoeren. Je kunt je brainpower weer richten op de waarde toevoegende acties die het verschil maken.

Over het algemeen zie ik dat medewerkers weer meer lol in hun werk krijgen en weer meer verbeteringen initiëren welke ervoor zorgen dat uiteindelijk je klant meer toegevoegde waarde geleverd krijgt. Het juist inzetten van talent.

Veel redenen dus om eerst de saaie klusjes te automatiseren.

Je hebt een ochtendje "focus tijd" ingepland om even flink wat werk te verzetten. Je moet terugkoppeling geven naar leveranciers voor die belangrijke tender, dat zou je volgens planning eigenlijk al gedaan moeten hebben. 

Ondertussen rinkelt en bliept je telefoon continu. Een collega die vraagt of je een inkooporder nog wilt invoeren, een ander vraagt welke afspraken precies met leverancier X zijn gemaakt en een derde kan niet doorgaan met z'n eigen werk omdat je nog een Excel bestand met de laatste spend rapportage van jouw leveranciers zou aanleveren.

Resultaat aan het einde van de ochtend: nog steeds geen stap verder gekomen met de tender. Na elke onderbreking heb je weer 15-30 minuten nodig om terug in de concentratie modus te komen. 

Gek als je er over nadenkt: brandjes blussen versus impact maken. Je bespaart veel meer geld door die tender op een goede manier af te handelen.

Komen er bekende situaties bij je naar voren? Wat zou jij het liefst geautomatiseerd willen zien, zodat jij jouw aandacht kunt richten op de dingen die echt impact maken? Hoe ziet jouw ideale spend analyse rapportage eruit?

Leuke ideeën Erik, maar hoe vlieg ik dit nu aan?

Ik ben blij dat je dat vraagt ;). 

Schrijf eerst eens werkinstructies. Of laat je medewerkers die dergelijke taken hebben, een werkinstructie schrijven. Simpelweg stap-voor-stap hoe ze die taak uitvoeren. Een startpunt kan ook zijn het proces simpelweg met vierkantjes en pijltjes uit te tekenen. Bijvoorbeeld met Miro. 

Kijk eens aan, je hebt nu een functionele specificatie opgeleverd.

Op basis hiervan, is automatiseren mogelijk. Er zijn veel applicaties die de flexibiliteit hebben om jouw werkproces te automatiseren. Handige software voor inkoop management. Wij gebruiken het Microsoft Power Platform. Die bevat onder andere deze drie tools die je leven makkelijker kunnen maken:

Deze tools kun je vaak zelf direct inzetten. Heb jij of één van je medewerkers een beetje IT affiniteit, dan kun je hiermee aan de slag. Wil je tips over trainingen voor jezelf of je medewerkers, laat het mij weten en ik stuur je een lijst met online (veelal gratis) training resources toe.

Er zijn veel meer manieren om de taken die jij en je team uitvoeren te automatiseren dan je nu kunt bedenken. Het is erg belangrijk in deze tijd om je mindset te veranderen van "Hoe doe ik dit het snelst?" of "Wie kan dit doen?" naar "Hoe automatiseer ik dit?".

Begin simpelweg eens met de taak die het meeste tijd kost en voldoet aan één of meer van bovenstaande criteria. Wil je meer informatie over hoe je je medewerkers snel kunt trainen in deze tools, laat het mij weten en ik stuur een overzicht van online (gratis) trainingen toe. 

Ben je aan de slag en kom je er niet uit? Leg je case eens bij me voor, dan help ik je verder. En benader mij ook gerust als je gewoon eens wilt sparren.