Eerder dit jaar ontmoetten wij Peter, een category manager bij een internationale producent met ruim 60 vestigingen, aan de inkoopkant opererend in een veelal volatiele grondstofmarkt.

Bij dit bedrijf werken meer dan 60 procurement professionals, verspreid over tientallen landen. De inkoop is gedeeltelijk centraal georganiseerd en communicatie is erg belangrijk om doelgericht te blijven.

Als inkoper moet je immers dagelijks op de hoogte zijn van marktontwikkelingen, want anders maak je beslissingen op basis van onvolledige of verouderde informatie. 

En daar zat nou precies de bottleneck. 

“You can’t use an old map to explore a new world"

Het probleem: wildgroei 

In de loop der jaren zijn er verschillende manieren van communicatie ontstaan. En zoals in zoveel organisaties, zijn er steeds meer rapportages beschikbaar en tools in gebruik genomen. 

Het typerende van een grote organisatie is dat er veel initiatieven worden genomen om beter inzicht te krijgen en slimmer te werken. Daarbij wordt vaak het wiel opnieuw uitgevonden, maar nog erger: veel medewerkers weten niet eens van het bestaan van rapportages, tools of communicatie kanalen.  

Het gevolg: mooie inkoopdashboards, maar geen spend overzicht 

Er waren bij deze klant inkoopdashboards ontwikkeld die goede inzichten gaven, maar weinig werden gebruikt. Simpelweg omdat collega’s niet van het bestaan wisten. Als ze dit wel wisten, kon dit hun leven veel makkelijker maken.

Zo hadden sommige mensen inzicht in de spend van hun belangrijkste leveranciers, anderen in de compliance van hun contracten en uitnutting van grondstofcontracten en anderen weer niet. 

Hierdoor werden er soms weer nieuwe spend rapportages ontwikkeld die net wat andere cijfers rapporteerden, of werden er losse Excel bestanden bijgehouden waardoor het overzicht ver te zoeken was. Of er werd gebruikgemaakt van oude informatie.  

Het hebben van dit inzicht zou hun werk stukken makkelijker hebben gemaakt, doordat ze zicht hadden op de meest elementaire informatie voor hun werk. En zo snellere beslissingen te kunnen maken in volatiele markten. Opportunities te kunnen grijpen. Een datagedreven inkoopstrategie opstellen. 

Verloren tijd

Maar ook al wist men van het bestaan, dan nog was het vaak zoeken. Het begint met de link naar de BI tool of andere applicatie. Dan binnen de BI tool het juiste rapport vinden. Veel lijkt op elkaar, waardoor men niet zeker wist of ze wel naar het juiste rapport aan het kijken was. Hier ging dus veel tijd verloren. 

De wens: één tool voor iedereen 

Om door de bomen het bos weer te gaan zien, is er een project gestart, geleid door Peter. Het doel is om alle medewerkers simpel en snel de tools te laten vinden en gebruiken die hun werk makkelijker maken. En daarnaast ook de informatie die beschikbaar is beter beschikbaar te maken voor iedereen.

Voornamelijk marktinformatie is moeilijk te overzien. De ultieme wens van de projectorganisatie was om alles in 1 tool te krijgen, wetende dat deze wens niet reëel is binnen het budget en tijd. En management zag het niet zitten om aan dit project enorm veel tijd te besteden, zonder direct de voordelen te zien. 

Snelheid is key. Logisch, want er zijn belangrijkere dingen waar je je als inkoper op wilt kunnen focussen. 

De organisatie had een belangrijke set aan projectwensen:  

Het management wilde natuurlijk geen project starten waarbij dit jaren zou duren om op te leveren. Ze wilden snel resultaten zien. Er staan veel projecten op de planning die ook belangrijk zijn en waar deels dezelfde resources op ingezet moeten worden. 

Deze uitdaging gingen wij graag aan. Dit is wat er nodig was: 

Indien we snel een sterke inkooptool kunnen neerzetten, kunnen alle inkopers straks snel hun weg vinden. Nieuwe collega’s die aangenomen worden, weten heel snel de weg. Iedereen kan zien wat er beschikbaar is aan informatie en dat gebruiken in hun lokale markten of om categorieën centraal te coördineren. 

Start project: inkooptool op maat

Alle bestaande applicaties, files, communicatiekanalen en rapportages in één tool bouwen is niet realistisch. Daarnaast zijn de beschikbare tools al ijzersterk. Dus dat is niet het probleem. Het probleem zit in het kunnen vinden van alle informatie. Dus de simpele oplossing is een interface maken waar alles in samen lijkt te komen, terwijl de bestaande tools gewoon blijven zoals ze zijn. 

2 weken later: eerste versie live 

Het project werd gestart en na de eerste sprint (2 weken later) stond er een eerste versie van wat later “Procurement GPS” zou gaan heten: een enkele interface die super gemakkelijk toegankelijk is en de Procurement professional direct toont wat er allemaal beschikbaar is aan tools. Met een enkele klik opent het desbetreffende rapport, applicatie, website, intranetsite of Teams site. Met behoud van de bestaande autorisaties.  

Reacties 

Het project team wist niet wat ze zagen: “First of all... Wow! I am amazed how fast you got this done.”. “I am impressed with the speed with which this was delivered.”. Binnen 2 weken was er een oplossing zichtbaar beschikbaar voor de problemen waar ze al maanden mee aan het worstelen waren. 

3 weken later: inzichten verzamelen 

Via interne online communities werden collega’s gestimuleerd om alvast te gaan “spelen” met het “GPS”. Mensen die normaal op afstand stonden van het centrale team, melden zich ineens aan. We maakten het geven van feedback heel laagdrempelig. Dit zorgde al voor draagvlak voordat het geïntroduceerd werd. En uiteraard zorgde dit voor erg waardevolle inzichten die anders over het hoofd waren gezien. 

4 weken later: verbeteringen in sprints 

De weken na de eerste versie hebben we de interface in sprints nog verder verfijnt met een zoekfunctie, super intuïtieve navigatie, gemakkelijke aanpassen van de structuur door de aangewezen assistenten. En met het oog van continue verbeteringen, hebben we zelfs een feedback knop toegevoegd en statistieken om te monitoren wat veel gebruikt wordt en wat weinig. Zo wordt alleen hetgeen getoond worden dat echt gebruikt wordt. Simpel en super gefocust. 

8 weken: lancering 

Voorafgegaan door Teaser videos, werden er twee online launch sessies georganiseerd. Zodat elke tijdzone kon deelnemen. De regionale procurement directors namen alle deelnemers mee in de voordelen van de Procurement GPS. In de demo en Q&A bleek hoe zeer mensen hier op zaten te wachten.  

Leerpunten

Het ontsluiten van alle informatie op één centrale plek is voor een multinational geen sinecure. Er kunnen veel zaken mis gaan: er zijn veel verschillende meningen die snel in scope creep kunnen resulteren met als gevolg vertraging.

En door iedereens wensen proberen in te willigen, krijg is het resultaat complex en uiteindelijk geschikt voor niemand. Maar luister je niet naar veel mensen, dan lost het resultaat ook het probleem niet op. Hoe zorg je er voor dat je hier uit blijft?  

Leerpunt 1: Hoge snelheid met kleine stappen 

Als je op bedrijfsbreed niveau verbeterde tooling of processen wilt invoeren, kun je het beste het principe van kleine snelle stappen toepassen. Er wordt snel iets opgeleverd en het is veel logischer wat de volgende stap dan weer moet zijn. Constant doelgericht.

En dat doel mag best een beetje veranderen, want dat is nu eenmaal niet star. Op deze manier blijven we ons richten op het juiste doel. Bovendien kun je zo al snel medewerkers resultaten laten zien, wat goed is voor draagvlak en het verzamelen van feedback.  

Leerpunt 2: Los het juiste probleem op 

Voordat wij betrokken waren, had het project team gedachten over hoe alles in 1 tool moest komen. Dat werd erg complex doordat er veel uit elkaar liggende wensen waren. Wij zijn van versimpelen in plaats van vermoeilijken. En konden dus door de vraag achter de vraag te stellen en een beetje creativiteit de vertaling maken naar hoe dit in een tool er uit kan zien. 

Leerpunt 3: Power to the people 

Het is niet af zodra het klaar is. Alles is veranderlijk, zeker op de werkvloer. Om te voorkomen dat een inkooptool na een jaar niet meer past bij de werkelijkheid en geen toegevoegde waarde meer biedt, moet je tijdens het project al nadenken over hoe je na lancering de tool constant blijft verbeteren. 

Een belangrijk aspect is bijvoorbeeld om niet afhankelijk te zijn van externen. De GPS is zo opgebouwd dat er constant gemonitord kan worden hoe de navigatie geoptimaliseerd kan worden en een intern team is verantwoordelijk (en in staat) om deze aanpassingen telkens door te voeren. 

Process Simplicity zorgt voor het spinwiel om te starten, de klant kan op eigen kracht door. Spend analyse diensten op maat.

Leerpunt 4: Draagvlak creëer je vanaf het nulde uur 

Door supersnel een eerste versie neer te zetten, wordt de oplossing tastbaar. Je creëert momentum en enthousiasme. Maar bovenal, het wordt duidelijk waar je over praat en het neemt aannames weg. Iedereen heeft een ander beeld van wat er nodig is en zodra er iets tastbaars is, is dat beeld hetzelfde. Dan kun je werken aan het verbeteren daarvan. 

Ook kun je door in no-time een eerste versie neer te zetten mensen al vragen om het te testen en hen op een gemakkelijke manier feedback laten geven. Door deze feedback maak je bewustere keuzes over wat er echt toe doet en zie je minder snel iets over het hoofd. 

Leerpunt 5: De juiste bril 

“U vraagt, wij draaien” is niet de mentaliteit die werkt bij het ontwikkelen van doelgerichte applicaties en dashboards. De “Creator” van de tool moet de gebruiker en het probleem helemaal snappen. Het “doorleven” van de behoefte van de gebruiker. Dat samen met een stukje creativiteit zorgt leidt tot de oplossing voor het juiste probleem. 

Resultaten die (op)tellen

Wat heeft het project opgeleverd voor deze multinational? 

1) Tijdsbesparing: meer dan 500 uur 

Veel tijdsbesparing voor alle 60+ procurement mensen & interne stakeholders. Zeker zo’n 500+ uur op jaarbasis.

2) Expertise op de juiste plek 

En dit zijn niet zomaar manuren. Dit zijn de uren van professionals die nu beter in staat zijn om waarde toe te voegen vanuit hun kracht: inkoop en marktkennis. Ze kunnen nu echt doen waar ze voor betaald worden.

3) Betere bedrijfsresultaten 

En deze professionals spreken nu ook eenzelfde common language: ze gebruiken nu dezelfde tools en rapportages en zijn dus even goed geïnformeerd. Dus worden ze beter in producten op het juiste moment inkopen met betere marges voor een mooie bottom line result.