juni 11

Hoe je processen een automatische flow worden door te falen

Hoe je processen een automatische flow worden door te falen

Ondanks dat het tegenwoordig "common knowledge" is dat falen goed is voor een organisatiecultuur, wordt het in de praktijk nog weinig zo gezien. Als je een proces gaat automatiseren, is falen de enige optie.

More...

Happy flow

happy flow

Begin je met het automatiseren van een proces, dan bouw je eerst de happy flow. Dit zijn de meest simpele stappen, zoals het proces loopt als alles goed gaat. Niet gemakkelijk, want meteen aan het begin, bedenk je alle uitzonderingen al. Niet in de valkuil trappen om daar direct rekening mee te houden. Dat komt tijdens het falen wel. Schrijf ze wel op.  

Waarom niet direct? Dan duurt het veel te lang voordat je klaar bent. Wat heb je liever: een geautomatiseerd proces op hele korte termijn, welke 80% van de gevallen afvangt? Of er 2 of 3 keer zo lang over doen en dan de flow voor 95% werkend? Waarschijnlijk levert het eerste jou en je collega's het meeste waarde op. 

Voorbeeld case:
Automatisch verwerken van inkomende facturen

Toen ik mijn eigen flow opzette waarin ik mijn inkomende (inkoop) facturen vanuit de mail automatisch liet invoeren in mijn financiële pakket, koos ik ervoor om niet alles goed te laten gaan. De meeste facturen per mail komen in een mail met één bijlage (de factuur). Echter sommige e-mails hebben ook meerdere bijlagen, waarvan slechts één de factuur is. Ik zorgde eerst dat de flow goed liep bij slechts één bijlage, ondanks dat ik dan telkens een foutmelding kreeg. Daarmee had ik al heel snel tijdwinst. Later kon ik zorgen dat de flow ook bij meerdere bijlagen goed werkte. 

design sessie

In deze design sessie, werkte ik met de klant eerst de perfecte flow uit. Vervolgens streepten we alles weg wat niet perse nodig was, of later wel kon komen.

Falen

falen in flow

Bovenstaand simpel voorbeeld is misschien voor de hand liggend. Maar ik koos er dus voor, dat 10% van de facturen niet verwerkt kon worden. Terwijl ik dacht dat het minimaal 30% van de facturen was.

Na het opzetten van de eerste versie van de flow, kon het falen dus beginnen: kijken waar het verkeerd ging. Zo kwam ik er dus achter dat niet 70%, maar 90% van de inkomende e-mails goed gingen. ​

Vervolgens kan ik besluiten, of ik het de moeite waard vind om de overige 10% ook te automatiseren. Dit kost meestal meer tijd dan de eerste 90%. Of dat ik accepteer dat ik ze handmatig blijf verwerken. 

Conclusie

Dit zijn de belangrijkste punten die ik wil meegeven:

  • Begin met de simpelste versie van je proces te automatiseren.
  • Schrijf de uitzonderingen op, maar automatiseer ze nog niet.
  • Zorg dat je de flow kan monitoren: als er iets niet goed gaat, moet je daar een melding van krijgen.
  • Ga zo snel mogelijk "live" met de simpelste flow.
  • Houd de flow in de gaten en bepaal wat de moeite is om verder te automatiseren.

Op deze manier bouw je je proces stapje-voor-stapje om tot een "smooth flow". Neem altijd snelle kleine stapjes. Zo ga je het snelst (ook een tip voor hardlopen ;)). 

Wat zijn jouw ervaringen met falen en het maken van een geautomatiseerde flow? Deel ze hieronder.

Loved this? Spread the word


About the Author

Afgelopen 15+ jaar heb ik grote multinationals geholpen om hun systemen en inkoopprocessen te verbeteren. Zo hebben ze beter en sneller overzicht gekregen.

Veel inkoopteams zie ik stoeien met het inzichtelijk krijgen van relevante basis informatie. Er wordt gekozen voor dure mainstream oplossingen. Of er vindt continue miscommunicatie plaats met de interne IT afdeling.

Ik sta te popelen om jou en je team het continue overzicht te geven met minimale tijdsbesteding.

Erik van Buuren

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>