Twee traders in een trading bedrijf hadden al een tijdje het idee dat ze dingen slimmer konden doen. Ze hielden hun eigen Excel bestand bij met hun posities. Echter, die data was ook beschikbaar in het ERP systeem.

Toch hadden ze het Excel bestand nodig om de verkoop en inkoop posities ten opzichte van elkaar inzichtelijk te houden. Want dat is een absolute must voor een trader. Het belangrijkste dat je moet weten is: heb ik nog een positie over om te verkopen?

Deze traders hielden twee administraties bij. En dit gaf een heel erg oncomfortabel gevoel: missen ze niets? Het is al eens voorgekomen dat er teveel verkocht was en om de verplichtingen na te komen, er extra bijgekocht moest worden tegen een hogere prijs. Dus een flink verlies op een deal.

Het Excel bestand werkte op zich goed. Het probleem zat hem in de tijd die telkens geïnvesteerd moest worden om het compleet te maken, maar voornamelijk in het risico bij het missen van een positie. Dat heeft potentieel grote gevolgen. 

En laat deze traders nou net heel erg goed zijn in deals maken. En zeker niet in de administratie bij houden. Elke minuut geen focus op de markt kan het missen van een goede deal betekenen.

Dit is een geweldig mooie case voor ons om warm voor te lopen. Minimale tijdsbesteding en maximale waarde toevoeging. Een no-brainer van een business case.

Stap 1: workshop

In een workshop van 2 uur met deze twee traders, hadden we de wensen helder en ook de databronnen gevonden en beschikbaar. Dit zal niet altijd zo snel gaan, het ophalen van data is meestal het lastigste gedeelte. Maar dit gaf dus een goed vooruitzicht.

We kozen voor één van onze favoriete software inkoop management tools Power BI om snel een inzichtelijk rapport te maken als oplossing. Deze tool was ook al in gebruik binnen het bedrijf. Het begin van het rapport stond zelfs al tijdens de sessie.

Stap 2: inkooprapport bouwen

We hadden voldoende input om verder te gaan bouwen. In enkele uren tijd hebben we in Power BI een concept inkooprapport gemaakt, welke werkte en we konden tonen. 

Stap 3: de finetuning

Heel snel een eerste versie van een "product" bouwen, betekent dat je snel feedback kan ophalen en voorkomt het ivoren toren syndroom. We hebben samen met de traders de rapportages gevalideerd en gefinetuned. Er waren twee sessies van een halfuur voor nodig om deze afstemming te doen. 

Stap 4: publiceren

Tijd om de knop in te drukken: "Publish". Klaar. Voor nu.

De traders hebben nu een dagelijks up-to-date rapport beschikbaar. Dit is hun input om snel te kunnen bepalen of er nog posities zijn die verkocht kunnen worden. Ze kunnen kort op de bal zitten en hoeven niet eerst tijd te besteden aan data vergaren op de momenten dat de markten juist interessante kansen vertonen.

Uiteraard is af nooit af: er zijn nog mooie kansen om dit met meer data te combineren. Zo zou je zelfs op basis van marktprijzen het rapport kunnen laten adviseren welke posities snel verkocht moeten worden en waar winst te behalen valt.

Heb jij ook een case zoals deze? Met een volledig inzicht in je spend? Neem eens contact met mij op om te sparren, ik help je graag verder.