Ken je dit? Elke maand heb je een bepaalde actie die je moet uitvoeren. En het begint telkens met… hoe deed ik dat ook alweer? Dus weer even opzoeken, of maar gewoon doen.

Hoe zorg je met minimale effort dat je er de volgende keer doorheen vlamt? Simpel: maak in no-time een mini-handleiding. Er zijn twee manieren om dit snel te doen:

1. schrijf met steekwoorden op wat je doet in bijvoorbeeld een Google Docs documentje
2. of maak een schermopname: je bent er toch mee bezig

Pak een digitaal wit papier. Ik geef de voorkeur aan Google Docs. Maar het kan ook Microsoft Word, Evernote of bijvoorbeeld OneNote zijn. Schrijf een herkenbare titel van het proces dat je uitvoert op.

Maak bulletpoints en schrijf stap voor stap op wat je doet. Is er iets waarvan je nu al weet dat je dat volgende keer misschien niet meer weet? Noteer het dan.

Wil je een schermprintje toevoegen? In Windows druk je op de Print Screen knop en plak je de afbeelding. Deze kun je vervolgens bijsnijden om alleen maar het stukje te tonen dat relevant is. Op de Mac druk je op Cmd-Shift-4 tegelijk. De muisaanwijzer verandert en je kunt nu het gebied selecteren waarvan je een schermprint wilt maken. De afbeelding staat nu op je bureaublad en kun je zo je document in slepen.

Sla het bestand ergens op waar ook je collega’s er bij kunnen. Heb je andere acties die je af en toe moet doen, zet die dan ook in dit document, dan heb je alles bij elkaar.

Gebruik opmaakprofielen of stijlen (klik hier voor een uitlegvideo) als je Word of Google Docs gebruikt om gemakkelijk een inhoudsopgave te maken. Als je vaker met een tekstverwerker werkt, is het een must om bovenstaand filmpje even te kijken en te begrijpen. Die 5 minuten zijn snel terugverdiend. Je kunt vervolgens de navigatie functie in Google Docs en Word gebruiken om snel door je document heen te klikken naar het juiste gedeelte.

Heb je in je takenlijst een maandelijkse herinnering staan voor deze actie? Zet dan een link naar het document er bij. Via Evernote kun je onder de Deel-knop een “interne link” aanmaken. Google Docs kopieer je het adres in de adresbalk van de browser. Word? Als je deze via OneDrive, Dropbox of SharePoint deelt met anderen, kun je een link aanmaken.

Volgende keer heb je deze handleiding er dus zo bij. Was je iets vergeten, of is er iets veranderd? Voeg het dan direct toe.

Een alternatief is om een schermopname te maken. Je voert gewoon je actie uit en neemt dit op. Je kunt met spraak toelichting geven als dat nodig is. Dit kost dus amper meer tijd.

Welke schermopname tool kun je gebruiken? Een makkelijk bruikbare, gratis recorder voor Mac en Windows, is Screencast-o-matic. Klik op "Start recording" en een programmaatje wordt geïnstalleerd eenmalig. Je kunt hiermee gratis tot 15 minuten opnemen. Er komt wel een watermerk van de software in de video te staan, maar dat maakt natuurlijk niet uit.

Als je gaat opnemen, zorg dat het juiste gebied van je scherm is geselecteerd en dat de microfoon aan staat als je dat wilt. Dit is in te stellen in het kleine menuutje dat verschijnt.

Probeer het eerst even uit, voordat je na 10 minuten opnemen er achter komt dat het niet blijkt niet te werken.

Sla na afloop je bestand ergens op waar je makkelijk bij kan. Maak een map “Handleidingen” aan. Liefst op een gedeelde map, zodat iedereen er bij kan. En dan kun je ook weer een link van de map aan je to-do toevoegen.