april 5

Opgeruimd staat netjes

0  comments

Opgeruimd staat netjes

Veel organisaties hebben 'shit' in hun dashboards

En vaak is dat niet zo uitzichtloos als het lijkt 👇

Garbage in = garbage out. Of zal ik het maar gewoon zeggen: shit in = shit out. Is denk wel de belangrijkste regel als het op het maken van dashboards aankomt.

Een organisatie die ik regelmatig help, heeft hetzelfde probleem. In vergelijking met veel bedrijven hebben ze het echt netjes op orde. Maar door de globale spreiding en de grote variëteit aan mensen die met het ERP systeem werken, wordt simpelweg niet alles altijd goed ingevoerd. Logisch. Wie is er nu niet druk? En vaak weet je niet hoe het dan wel moet. En zit je in het hamster wiel: doordat je niet optimaal gebruik maakt van het systeem en dingen niet juist registreert, heb je weer meer werk.

Herken je dit?

More...

Deze aanpak zorgde supersnel voor inzicht waar en hoe inkoop data kwaliteit verbeterd kan worden.

Wat blijkt: veel van de data in het ERP moet aan bepaalde regels voldoen. En dat kun je checken. Een PO mag bijvoorbeeld geen verwachte leverdatum in het verleden hebben.

Wat je kunt benoemen, kun je meten.

Aan de slag: een medewerker die veel bezig was met data problemen adhoc op te lossen kon zo een twintigtal regels uit z'n mouw schudden.

Zo maakten wij snel een dashboard. Per locatie kun je direct zien waar winst te behalen is om de data kwaliteit te verbeteren. En hoe deze zich verhoudt ten opzichte van de andere locaties. Zodat je van die collega's kunt leren.

En dat is niet alles. Een KPI zonder heldere actie is waardeloos. Daarom kun je direct zien welke data niet klopt. Dus bijvoorbeeld welke PO's een verwachte leverdatum in het verleden hebben.

We hebben een eerste versie van dit dashboard gepubliceerd bij de inkoop community. En er werd direct gretig gebruik van gemaakt. En nieuwe input geleverd.

Snel resultaat, direct mee aan de slag en verder ontwikkelen op basis van gebruik.
Build in public!

Billen bloot: wat we leerden van het bouwen van Het Juiste Dashboard.

Elk dashboard dat wij bouwen, is beter dan de vorige. Dit leerden we....

Dit is deel 3 van mijn #inkoopshowcase. Nr 2 vind je hier: https://buff.ly/3EhFBhd en nr 1 vind je hier: https://buff.ly/3dWjMZz. Volgende week donderdag deel 4 (wat dit oplevert).

Vervolg
Een dashboard moet praktisch en actiegericht blijven. Daar kwamen twee uitdagingen bij kijken:
1) hoe vertaal je een high-over KPI naar concrete verbeter acties?
2) hoe zorgt je dat je over 20 KPI's nog steeds weet waar je op moet focussen?

Een gebruiksvriendelijk dashboard is essentieel om een effectief dashboard te worden. Daar moeten bovenstaande punten in. Niet alles in één keer tonen, maar stap-voor-stap de gebruiker meenemen. Van signalering van het probleem naar het begeleiden om dit op te lossen.

Ons dashboard direct de score per check, onderverdeeld in categorieën. Klik je er op, dan krijg je een specifiek overzicht met data dat verbetert moet worden. En vooral ook WAAROM en HOE.

En om te toetsen of dit werkt, laat je er zo snel mogelijk gebruikers mee "spelen". Bij deze klant, hebben we het na het maken van 8 checks al gedeeld met alle inkoopteams. En die gingen er gretig mee aan de slag. Wat we terugkregen: enthousiaste mensen en specifieke verbeterpunten van het dashboard. Zodat het nog beter wordt.

Wat zijn jouw ervaringen met het betrekken van zoveel mogelijk collega's tijdens het ontwikkelen of maken van iets? Deel ze in de comments!

Het resultaat: inkopers en IT'ers verspillen geen kostbare tijd meer

En da's nog maar één uitkomst van dit perfecte datakwaliteit dashboard...

Het dashboard is er. Op iedere locatie van deze klant kan men zien welke data het meeste hun aandacht nodig heeft. In detail is zichtbaar hoe en waar ze met een klein beetje tijdsinvestering uren en uren kunnen besparen.

Andere resultaten:
* De interne IT consultants konden rete-concreet advies geven over hoe de inkopers hun data beter konden registreren in het ERP systeem.
* Geen tijd verspild aan data die toch al wel goed in het systeem zit.
* Geen misverstanden meer over hoe processen zouden moeten lopen. De data spreekt voor zich.

Dus tijd bespaard aan het doorvoeren van inkoopproces verbeteringen!

Eerlijk gezegd begint het daar pas... Want na deze proces verbeteringen win je zoveel uren terug. Het ERP systeem doet waar het goed in is en geeft veel betere output. Zowel in bijvoorbeeld PO voorstellen als in rapportage data.

Daar word ik als inkoopdata-fan blij van. En mijn klanten ook 🙂

Keer sparren? Stuur me gerust een mail op erik@process-simplicity.nl

Loved this? Spread the word


About the Author

Afgelopen 15+ jaar heb ik grote multinationals geholpen om hun systemen en inkoopprocessen te verbeteren. Zo hebben ze beter en sneller overzicht gekregen.

Veel inkoopteams zie ik stoeien met het inzichtelijk krijgen van relevante basis informatie. Er wordt gekozen voor dure mainstream oplossingen. Of er vindt continue miscommunicatie plaats met de interne IT afdeling.

Ik sta te popelen om jou en je team het continue overzicht te geven met minimale tijdsbesteding.

Erik van Buuren

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>