Je gebruikt al software binnen je bedrijf, maar hebt een behoefte om dit uit te breiden. Misschien heb je een boekhoudpakket, password manager software of software inkoop management. Er is van alles te bedenken. De meeste bedrijven werken met allerlei software toepassingen. 

Hoe pak je dat nu aan? En vooral: hoe voorkom je een miskoop? Je wilt straks niet meer werk hebben aan het in de lucht houden van een pakket, dan dat het je tijd bespaart…

Wat heb je nodig?

Ga bij jezelf na wat je verwacht van de applicatie. Maak een simpel lijstje waarin staat wat je wilt bereiken.

Als ik bijvoorbeeld een project management applicatie wil, kunnen dit mijn wensen zijn:

• ik wil kunnen zien welke taken ik nog moet doen
• ik wil documenten eenvoudig kunnen delen
• ik wil snel kunnen zien welke projecten op schema lopen en welke achter
• ik wil met meerdere collega’s samen kunnen werken
• ik wil de status van de taken van collega’s kunnen zien
• ik wil opmerkingen aan de taken toe kunnen voegen
• mijn klanten moeten de status van hun project kunnen zien

Tijdens de stap “uitproberen” zul je zien dat je lijstje nog wat langer wordt. 

Ondersteuning voor Zapier?

Voor mij is een voorwaarde voor het gebruiken van een tool, dat deze ook Zapier ondersteunt. Met Zapier zorg je ervoor, dat je nieuwe software pakket kan praten met je bestaande software applicaties. Misschien gebruik je alternatieven voor Zapier, check dat dan.

Het kan natuurlijk zijn dat ondersteuning niet nodig is. Een password manager staat bijvoorbeeld redelijk op zichzelf, maar bij een CRM pakket is het essentieel dat deze kan integreren met andere applicaties.

Daarnaast biedt Zapier ook een mooi overzicht van applicaties die beschikbaar zijn per categorie. Check de Zapier App directory.

Maak een long-list

Nu zet je op een rijtje welke applicaties interessant kunnen zijn. Je kunt Google gebruiken om te zoeken, maar als je met Zapier werkt, zou ik echt aanraden om je te beperken tot de applicaties die zij ondersteunen. (https://zapier.com/apps) Dit zijn er meer dan 1500, dus echt beperken is het niet ;).

Een andere manier om software te vinden, is via https://alternativeto.net: voer een software pakket in dat je op het oog hebt en zij geven je een lijst van alternatieven. 

Strepen maar: de short-list

Dat zijn er veel he? Afhankelijk van wat je zoekt, kunnen er soms wel honderden aanbieders zijn. Door de websites te bezoeken, krijg je al snel een gevoel waar je mee te maken hebt.

Loop je long-list af, bezoek de websites. Voelt het goed? Ziet het er intuitief uit? Probeer wat screenshots te zien op de site. Ook de pagina met de prijzen geeft een idee of je op het goede spoor bent of niet: je ziet of de software binnen je budget past, maar krijgt ook een overzicht van welke functionaliteiten er in de verschillende pakketten zitten.

Let op: de getoonde prijzen zijn vaak per gebruiker per maand bij betaling per jaar. 

Als je functionaliteiten tegenkomt die je belangrijk vind, maar niet op je lijstje staan, voeg ze dan toe aan je lijst. 

Probeer op basis hiervan maximaal 5 pakketten te houden die je echt aanspreken en die voldoen aan je wensen. 

Let hierbij op:

• intuïtiviteit: dit werkt over het algemeen prettiger en daarmee sneller
• Connectiviteit: integreert de applicatie met jouw andere software?
• Probeerversie: de pakketten die je selecteert moeten een gratis of probeerversie aanbieden. Anders kun je simpelweg niet goed testen. Alleen als er een applicatie tussen zit waarvan je echt denkt dat het een “winner” is, kun je overwegen om dit te accepteren.

Uitproberen

De proef op de som! Tijd om de software van je shortlist uit te proberen. Ga ze één voor één testen, te beginnen met de grootste kanshebber (misschien hoef je dan niet eens verder). Zorg dat je de proefversie activeert wanneer je ook werkelijk een paar uurtjes vrij kunt maken (vaak zijn ze maar een beperkt aantal dagen gratis):

• probeer het systeem uit met echte data: als je een klant aanmaakt met de naam “Test klant”, test je werkelijk anders dan wanneer het je grote klant Firma Hendriksen is. 
• zorgt dat je alles van je wensenlijst ook test.
• kom je dingen tegen die je toch echt wel belangrijk vind, maar niet op je lijstje staan, voeg ze dan toe.
• als de applicatie je bevalt, test het dan steeds verder.
• let op intuïtiviteit.
• test ook de integratie met je andere pakketten via bijvoorbeeld Zapier. 

Heb je een winnaar te pakken? Probeer dan in de proefperiode ‘m al volledig te testen. Ben je bereid het bedrag uit te geven, is het het jou waard? Weet je zeker dat de versie die jij test ook de versie is waarvoor je wilt betalen?

Aan de bak dan maar!

Vergeet niet je probeerversie stop te zetten als dat nodig is, om te voorkomen dat je ineens betaalt voor een ander pakket (ja, da’s mij weleens overkomen).

Jouw software en de AVG

OK, ik wil niet braver zijn dan nodig, maar je moet hier wel bewust van zijn. Als jij een software pakket kiest, is er een grote kans dat je persoonsgegevens gaat opslaan. Nee? Dan kun je dit negeren.

En als je persoonsgegevens opslaat, val je onder de AVG (Algemene Verordering Gegevensbescherming) (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/algemene-verordening-gegevensbescherming-avg).

Wat dat betekent? Je moet hier in je privacy statement of overeenkomst met je klant een verwijzing naar maken: welke gegevens worden opgeslagen, voor welk doel en hoe lang. Daarnaast moet je ook nadenken over welke gegevens je werkelijk moet opslaan voor je dienstverlening en hoe lang je dat bewaart.

Een risico is altijd dat veel van de database servers van applicaties in de Verenigde Staten staan. En dat betekent dat de Amerikaanse overheid die gegevens mag inzien. Meestal niet zo’n probleem, maar afhankelijk van je soort business kan dit gevoelig liggen bij je klanten.