Hoe kan je in een razendsnel tempo een waanzinnig goed inkoop dashboard opleveren? Met een kraakheldere aanpak zonder poespas, maar in kleine stapjes zodat ons hele team steeds goed kan blijven volgen? En bovendien ook tussentijds heel makkelijk kan bijsturen wanneer dat nodig is?
More...
De context: blinde vlek blootgelegd door Covid en de supply chain crisis
Roland Kemme is verantwoordelijk voor inkoopcontracten met leveranciers over de hele wereld voor Nutreco, een wereldwijde speler op gebied van specialistische dierenvoeding. Ze werken met afroepcontracten die het logistieke proces efficiënt en de kosten laag houden.
Door Covid en de supply chain crisis als gevolg daarvan, kwam het steeds vaker voor dat leveranciers niet konden leveren. "Daardoor merkten we het: we hebben een blinde vlek. Hoe kunnen we nou zo snel mogelijk goed inzicht krijgen in de order statussen, met de juiste gegevens op een gebruiksvriendelijke manier?"
Het doel: up-to-date inzicht met 60 wereldwijde locaties
Nutreco had een dashboard nodig dat de gegevens van meer 60 fabrieken wereldwijd accuraat en altijd up-to-date weergeeft. Een simpel overzicht dat door iedereen echt gedragen wordt. Waar niet alleen de collega's van Nutreco hoofdkantoor graag mee willen werken, maar ook alle lokale inkopers die wereldwijd over 60 landen verspreid zitten.
'De uitdaging'
De grootste uitdaging bij het opleveren van een dashboard is de samenwerking en communicatie met alle betrokkenen. Da's altijd zo en wordt natuurlijk niet eenvoudiger als je met productie- en verkooplocaties werkt die over 60 landen verspreid zitten.
Daarnaast was er bij Nutreco een tweede uitdaging: hoe kom je tot het beste dashboard als van tevoren het eindresultaat nog niet helemaal concreet vastgesteld en omschreven is. Hoe een dashboard er uit moet zien die dit probleem kan oplossen, was namelijk nog niet helemaal duidelijk.
Dit bracht een risico met zich mee. Want als het uiteindelijke dashboard niet bruikbaar is, of zelfs wordt afgebrand door de overige (eind)gebruikers, dan is de impact daar groot van. Daar word je als projectleider hard op afgerekend.
Bovendien was er een duidelijke behoefte om dit project niet over maanden uit te smeren.
‘De aanpak: perfect projectmanagement en snelle stappen'
“Erik springt er vanaf het eerste begin al gelijk uit vergeleken met 'gewone' consultants. Zijn hele aanpak geeft direct het vertrouwen dat hij het project volledig onder controle heeft. Dat begint al als hij het projectplan maakt met een Kanban-tool. Alle projectstappen kunnen we hier heel duidelijk en overzichtelijk in terugvinden, inclusief de wensenlijst van ons als opdrachtgever én de planning.”
“Gedurende het project kunnen we steeds heel goed zien waar we zijn – wat er al is opgeleverd, wat we aan het doen zijn, wat we nog gaan doen. De hele opzet van de planning en de tijdlijnen laten duidelijk zien welke stappen we gaan nemen en wanneer.”
“Vanuit onze interne organisatie kunnen we lekker achteroverleunen als het om projectmanagement gaat, omdat Erik als een tweede natuur de rol van projectmanagement op zich neemt. Hij krijgt vrijwel direct overwicht vanuit zijn denkkracht en expertise en niet door met zijn vuist op tafel te slaan. Dat doet hij heel goed, hij is daar heel sociaal in.”
Een kwestie van weken
“Andere consultants zijn maandenlang bezig een heel circus op te tuigen, maar komen ondertussen weinig concreets op. Of werpen alleen maar nieuwe problemen op, terwijl Erik het gewoon neerzet. Met zijn ‘fix-it mentaliteit' komt hij verbazingwekkend snel tot goede output waar je direct wat mee kunt. Terwijl hij tijdens het proces aantoont dat de zaken onder controle zijn. ”
“Erik snapt meteen wat wij als inkoop nodig hebben. Hij weet precies de juiste data uit ons ERP-systeem te halen en te presenteren zodat het waarde krijgt. Hij komt concreet met resultaten, met alleen maar relevante informatie.”
“Voor Erik is het letterlijk een kwestie van enkele weken dat je een uitstekend software inkoop management systeem hebt dat ook meteen goed werkt. Dat is echt uniek. Die snelle time-to-value is meteen vanaf het begin heel waardevol voor ons.”
‘Mijn favoriete consultant’, zeg ik wel eens
“Tijdens het project neemt hij ons hele team bij de hand zonder dat hij iemand tegen de haren in strijkt. Hij zorgt ervoor dat het software inkoop management systeem gebruiksvriendelijk is voor alle mensen in de keten die ermee gaan werken. Daardoor hou je de informatie heel eenvoudig zuiver en up-to-date, op een manier die voor iedereen goed werkbaar is.”
“Bovendien weet je dat je gedurende het project tot nieuwe inzichten komt, waardoor het eindresultaat voortdurend kan veranderen. Erik overziet de gevolgen van verschillende keuzes die je kan maken en neemt ons daar heel goed in mee. Dat soort iteraties beheerst hij heel goed.”
"Dus daarom noem ik Erik altijd mijn favoriete consultant. Omdat hij, in tegenstelling tot veel standaard consultants, altijd onze verwachtingen overtreft. Zonder uitzondering komt hij verbazingwekkend snel tot een heel hoge output. Je ziet direct resultaat, en je kan er meteen mee aan de slag."
Roland Kemme is Category Manager bij Nutreco en werkte eind 2021 tot begin 2022 met Process Simplicity aan het Supply Chain Visibility project.