De laatste tijd heb ik regelmatig inkopers gesproken die van een groter bedrijf bij een MKB’er zijn terechtgekomen. Eén van de uitdagingen: contractmanagement opzetten. Velen weten niet waar ze moeten beginnen als het om contractmanagement gaat. En vergeten dat het veel efficiënter kan. Want wat als je nou in super weinig tijd je eigen contracten database kunt opzetten? Hoeveel tijd, geld en moeite zou dat schelen?

“Being organized is being in control”

Natuurlijk behelst contractmanagement heel wat:

• identificeren op welke producten en leveranciers je de focus wilt leggen
• inkoopvoorwaarden en condities
• een policy
• monitoren wat er van contracten wel en niet wordt afgeroepen
• het opslaan van contracten (contract repository)

Vooral op het gebied van dat laatste, contract repository, kan er veel winst worden behaald.

Een vriend van me die bij een grote bank werkt en bedrijven helpt met leningen vertelde me dat hij standaard alle contracten opvraagt en de betreffende bedrijven hier telkens weken over moeten doen om ze op te lepelen. Wéken! Het kost niet alleen veel tijd, maar ook veel moeite.

Werken zonder contract repository

Zonder contract repository:

• heb je slecht inzicht in de verplichtingen die je hebt – en dat is nodig voor bijvoorbeeld banken en accountants
• weet je niet wanneer je een contract kan beëindigen, waardoor je opeens nog jaren vastzit aan een overeenkomst die geen waarde toevoegt
• raak je snel een contract kwijt, omdat deze in iemands inbox staat of in de bureaulade ligt
• en dit zijn slechts een paar van de argumenten die ik kan verzinnen...

Contract repository, waar begin je?

Ik kan je vertellen dat dit supersnel kan. Een beveiligde contract repository. Binnen een uurtje zelfs. Met Microsoft365. En nee, niet met Excel. Wel met een andere tool die jij waarschijnlijk al hebt. Dus geen extra kosten.

Het gaat je zoveel opleveren.

Voordelen contract repository

Voor als je je afvraagt waarom contract repository nuttig is. Dit zijn enkele voordelen van contract repository:

• Je metadata (tegenpartij, startdatum, contractwaarde, einddatum, type contract, contracteigenaar en wat jij nog meer moet weten) is inzichtelijk.
• Contractdocument(en) zijn direct opgeslagen.
• Beveiliging kan ingeregeld worden zodat alleen geautoriseerde personen je contracten inzichtelijk hebben.
• Je kan makkelijk en snel een overzicht van contracten die bijna verlopen maken.
• Je hebt verschillende doorsneden tot je beschikking om direct als rapportage te maken.
• Je hebt de mogelijkheid om later verder uit te breiden met data uit andere systemen en eventueel workflows.

Dus heb je nog geen contract repository en wil je dat in een uurtje geregeld hebben? In onderstaande video leg ik je in een paar minuten uit hoe zelf een SharePoint contract repository opzet.