Voor productiebedrijven is het inkopen op het juiste moment tegen de juist prijs essentieel. Voor inkopers bij onze klant, een internationale producent met tientallen bedrijven en daarbij inkopers verspreid over de wereld is het een uitdaging om constant zicht te houden op alle regionale markten.

Er wordt veel marktdata verzameld, net als bij zoveel bedrijven waar grondstoffen een kostendrijver zijn voor verkoopprijzen. Bijvoorbeeld prijzen die formeel of informeel worden gecommuniceerd door leveranciers of andere marktpartijen. 

Echter de manier van het ophalen van deze inkoop informatie bevatte zoals bij zoveel bedrijven teveel verborgen arbeid en risico's en het werkelijke goud werd niet gewonnen.

“With data collection, ‘the sooner the better’ is always the best answer.”

Bij deze producent werd er veel marktinformatie verzameld en gedeeld via Excel bestanden. Centraal werd alle informatie bij elkaar geveegd en slechts een enkeling keek af en toe naar het overzicht van alle inkoopdata. Dat kostte ook nog eens wat tijd om een inkooprapportage van te maken.

Natuurlijk werken we allemaal graag met Excel: het is voorhanden, bijna iedereen kan ermee overweg. Het is hyperflexibel. Het is simpelweg ook de beste tool om een nieuw proces mee te starten: als je bijvoorbeeld nog nooit eerder marktdata hebt verzameld, begin dan vooral met Excel.

Zo kun je dit nieuwe proces vormgeven. Maar er is een kantelpunt. Een moment waarop Excel niet langer voldoende is en meer problemen op de werkvloer geeft dan nodig. Het moment waarop je kunt beginnen met echt real-time grip te hebben zonder Excel tijdsinspanning. 

Het kostbare nadeel van data in Excel-bestanden

Als triviale bedrijfsdata via Excel wordt verzameld en gerapporteerd, dan loop je als inkoopmanager een aantal risico’s:

1. Het is foutgevoelig: als iemand een cel verkeerd invult, kloppen je cijfers gewoon niet meer.
2. Het is arbeidsintensief: het moet rondgestuurd worden en iemand moet alle data bij elkaar knippen en plakken.
3. Er dwalen al heel snel meerdere versies rond. Iemand die gegevens in een oudere versie invoert, omdat hij de laatste versie niet heeft, of niet goed heeft opgeslagen.

Waarom Excel als software voor inkoop management veranderen?

Waarom dit echt nu moest veranderen? Iedereen schreeuwt om marktdata. Operational managers, inkopers, sales managers, pricing managers. Allemaal om te weten wat de markt doet.

Hoe kun je anders je leveranciers challengen, je klanten goed informeren en zorgen dat je price setting gewoon klopt. Al deze data was er, maar zat verborgen in de Excel bestanden.

Om te kunnen sturen, moest deze data worden omgezet inzichten en beschikbaar worden gesteld voor iedereen die er baat bij heeft. Het delen van informatie, met iedereen die daar belang bij heeft in zijn of haar werk.

Waarom een nieuwe database geen oplossing was

Het is enorm belangrijk om al deze data bij elkaar te plaatsen. Er was al eens een externe leverancier aangeschakeld, die ook een database met markt informatie opzette. Dat stond weer los van de andere informatie die beschikbaar was. Met een mooie flexibele inkooprapportage mogelijkheden, maar geen totaal inzicht voor iedereen.

Mindset issue - data in Excel omzetten

Tijd voor een structurele oplossing. In de Covid-tijd werd het des te meer duidelijk dat informatie over spend goed gedeeld moet worden.

Maar waar moesten ze beginnen? De data is nu in Excel en dat werkt dus niet. En toch moeten marktprijzen verzameld worden onder medewerkers in de verschillende markten. En beschikbaar gemaakt worden. Maar hoe? Dit perfect regelen werd zo’n beer op de weg, dat het lastig was om ermee te beginnen.

Want welke opties heb je normaal gesproken:

1. Excel: we hebben al geleerd dat dit niet meer werkt
2. Een consultancy organisatie binnenhalen die een app gaat ontwikkelen: dit kost veel tijd en veel geld.

Process Simplicity werd gevraagd om mee te denken. De uitdaging was duidelijk:

• Lokale marktprijzen ophalen onder de lokale medewerkers en deze ontsluiten naar alle lokale en centrale medewerkers die hier baat bij hebben.
• Met als doel betere beslissingen te kunnen maken en dus een gunstigere total cost of ownership.
• Zo snel mogelijk en tegen beperkte kosten. Een langdurig project zou ten koste gaan van projecten die hier weer na staan gepland en de ROI moet ook gunstig zijn.

Tijd om dit stap-voor-stap aan te pakken.

Concurreren met Excel

Het vervangen van een Excel applicatie heeft dus veel voordelen, waaronder het sneller beschikbaar hebben van data. Dat zorgt dat je een duurzamere manier van communiceren implementeert.

Maar laten we eerlijk zijn: Excel is ook een geweldige flexibele applicatie. Je kunt makkelijk cellen invoeren, doortrekken, kopiëren, plakken. Dat is niet gemakkelijk 1-2-3 in een app in te bouwen, dus hier is creativiteit nodig om het béter te maken dan Excel. 

Daarnaast werden er ook markt commentaren vastgelegd in een bestaande tool. De opdrachtgever wilde deze kunnen ook gebruiken in hun market intelligence rapportages. Niet de gehele commentaren, maar alleen een samenvatting.

Echter was het niet mogelijk met de bestaande tool naast het volledige commentaar ook een samenvatting vast te leggen. En het aanpassen van die bestaande tool zou het project meteen vertragen. En dat wilden we niet. Met omdenken kun is dit ook weer op te lossen.

Creativiteit is key

Deze uitdagingen vereisten een creatieve aanpak: terug naar de basis. Hoe wordt informatie ingevoerd, waardoor Excel zo prettig is? Door echt over het invoer proces na te denken, konden we een App ontwikkelen die het werk proces volledig faciliteert. Laagdrempelig en eenvoudig.

En ook de markt commentaren konden we zo omvormen zodat alleen een samenvatting in het dashboard werd getoond. Door wat creativiteit en simpele afspraken rondom het invoeren van de inkoopdata.

2 weken later: Hallo app

Binnen twee weken konden we een eerste versie van de app die de lokale prijzen verzamelt presenteren. Een werkende app.

We vroegen inkopers om direct de app te gaan testen. En het werkte. We kregen ook direct nuttige feedback. De ideeën die we hadden over het zo gebruikersvriendelijk mogelijk maken konden meteen gecheckt worden. Waren dit inderdaad goede ideeën. Er kwamen aanvullingen waardoor de ideeën nog beter werden. Terwijl ook de gebruikersacceptatie verhoogd werd, omdat ze direct input konden leveren.

4 weken na start: werkelijk inzicht in spend

Vier weken na de start stond er een market intelligence dashboard. Dit dashboard gaf inzicht in de ingevoerde prijzen via de app, gecombineerd met informatie uit de andere bron met onder andere samengevatte markt commentaren.

In het interactieve dashboard is in één oogopslag per categorie te zien wat per grondstof de marktprijzen zijn, waar ze vandaan komen en waar ze waarschijnlijk heengaan met de trend. In een grafiek zie je de top bullish en top bearish markten.

Ook wordt getoond wat per leverancier en per markt de verzamelde marktprijzen doen. In welke markt zijn grondstofprijzen lager en welke leverancier zit hoog of juist laag in de markt.

En dit is allemaal interactief. Je zoomt makkelijk in op één markt of grondstof en krijgt daar weer meer details op te zien.

Geen eenrichtingsverkeer

Voor de inkopers die altijd via Excel de prijzen ingaven, gaf dit een volledig nieuwe dimensie. In plaats van een invul en opstuur exercitie, zien ze nu ook direct de prijzen die zijn ingegeven door hun collega’s in andere markten. Hierdoor kunnen ze betere beslissingen nemen en samenwerken met collega’s om uiteindelijk een betere TCO te genereren.

Ook andere stakeholders zoals sales en managers kunnen nu zien wat markten doen. Hiermee kunnen zij hun afdelingen beter besturen en klanten beter informeren.

Finetuning & lancering

De 2 weken hierna was er verdere finetuning en uiteindelijk een lancering van de app en het dashboard. Enthousiast geworden procurement managers vertelden hun collega’s tijdens de lancering hoe en waarom deze toolbox hun leven zou gaan verbeteren. Na de lancering zagen we een enorme piek in het aantal gebruikers.

Zicht op het gebruik

Tijdens de finetuning hebben we een monitor gebouwd waarbij we het gebruik kunnen zien. Welke functionaliteiten worden wel gebruikt, welke niet. Zo kwamen we er na de lancering achter dat een bepaalde handige functionaliteit voor het snelle het invoeren door veel gebruikers niet werd gebruikt. We zijn een pop-up gaan tonen aan de gebruikers die dit niet gebruikten met instructies hoe ze nog efficiënter met de tool konden werken.

Omdat de apps en het dashboard gebouwd zijn met het Power Platform, konden wij met een gerust hart weer vertrekken. We zouden het short & sweet houden, dus dat deden we ook. Middels een video tutorial is de gehele tooling uitgelegd, zodat de beheerders zelf verder kunnen verbeteren. En wij zijn natuurlijk nog beschikbaar voor coaching als ze er niet uitkomen.

Leerpunten

Leerpunt 1: Data omzetten in actionable inzichten

Deze inkoop afdeling is zich gaan realiseren hoeveel data ze al hadden. Voor hun idee zat dit in een “tool” en kon er maar op één manier uitgehaald worden. En in Excel, waar het alleen maar toegankelijk was voor degenen die het Excel uiteindelijk ontvingen.

Maar de echte inzichten kwamen pas bij het omvormen tot inzichten in een inkoopdashboard. Met een vleugje intelligentie er over. Waarom zou een analist moeten aangeven of een markt bearish of bullish is als dit al uit de data op te maken is?

Het dashboard toont met pijltjes en kleuren welke markten elke kant op bewegen. Zodat je snel actie kunt ondernemen en een effectieve inkoopstrategie kunt opstellen. Zoals bij zoveel organisaties, bleek er hier dus ook veel meer data in huis te zijn dan men zich realiseerde.

Leerpunt 2: Proefballonnetjes door tussentijdse resultaten 

Doordat we minimaal elke twee weken tussentijdse resultaten toonden, konden we wat “proefballonetjes oplaten”: in het proces waren er ideeën om informatie intuïtiever te tonen.

Bijvoorbeeld de manier met kleuren en icoontjes om de trend van een grondstof aan te geven. Dit konden we uitproberen en meteen valideren met de eindgebruikers of dit duidelijk was. Zo was de eerste versie handig, maar nog niet sprekend genoeg voor de doelgroep. Met hun input hebben we dit kunnen finetunen, waardoor de icoontjes en kleuren nu logisch, simpel en dus intuïtief zijn.

Dit hebben we op meerdere vlakken kunnen toepassen.

Leerpunt 3: Momentum door snelheid

Ken je dat? Je start een project. Iedereen is enthousiast na de kick-off sessie. Vervolgens horen de meeste mensen niets meer voor maanden. Tegen de tijd dat de eerste resultaten gepresenteerd worden, worden er opmerkingen gemaakt die aantonen dat mensen echt niet meer weten waarom dit gedaan werd.

Daarom is snelheid zo belangrijk. Na de kick-off sessie moeten er zo snel mogelijk resultaten opgeleverd worden. Zo houd je mensen betrokken. Zo ontvang je feedback die een app of dashboard beter en relevanter maken. Die een echt probleem oplossen. En dus een betere acceptatie kennen.

Leerpunt 4: Complexiteit van Excel vervangen door gerichte simpelheid

We zien vaak dat Excel wordt nagebouwd. Oftewel, dezelfde functionaliteit van met kolommen, rijen en cellen werken. Maar één ding is zeker: je mag heel veel tijd en geld investeren om iets te maken dat even goed en flexibel is als Excel.

Daarom kun je dit beter anders aanvliegen. Je moet jezelf afvragen hoe informatie wordt ingevoerd, of hoe je informatie wilt tonen. En waarom is juist dat zo handig in Excel?

Als je dat uitdiept, kom je erachter dat door net anders om te denken, je de app of het dashboard nog beter kan maken dan die flexibele oplossing in Excel.

Zo was het hier bijvoorbeeld belangrijk om prijzen van één leverancier voor één grondstof elke maand terug te laten komen. Dat werd gedaan door een sheet te kopiëren voor een volgende maand. Wij hebben hier “Defaults” geïntroduceerd. Dit maakte het net zo gemakkelijk, of misschien zelfs gemakkelijker dan Excel het kon.

Succes zit hem dus in het teruggaan naar de bron en het proces: hoe kun je makkelijk invoeren, waarom zou Excel beter werken? En daar zoek je creatieve oplossingen voor in plaats van het nabouwen van Excel functionaliteit. 

Resultaten die (op)tellen

Resumerend waren er bij dit inkoopteam een aantal belangrijke opbrengsten die hen hielpen bij te dragen aan de bottom-line resultaten van de organisatie:

1. Niet eenmaal per maand een overzicht van lokale marktprijzen, maar continu direct inzicht.
2. Lokale inkopers kunnen van andere markten de prijzen zien en zo gunstigere TCO realiseren.
3. Tijdsbesparing doordat er niet meer elke maand Excel bestanden rondgestuurd hoefden te worden en bij elkaar geharkt.